残業しない人になるための２つのルールと１つのアプリ！
こんにちは！
アプリの推し活。管理人のひでたにです！
一つの仕事を片付ける前に次の仕事が来る。
そちらの対応しているとまた別の仕事が･･･
あれもこれも手をつけていると結局どれもうまく処理できず残業でやることに。
『いつ終わるんだこの仕事･･･』
といった状況に陥った事ありませんか？
わたしはあります！ｷﾘｯ
仕事をうまく片付けられないことで残業が多くなる要因は色々とあると思いますが、その中でも多いのはきっと
タスク管理できていない事ではないでしょうか。
それが解消できれば少なくとも今よりは残業時間を減らすことができるはずです！
タスクを上手く管理するためのアプリも調査して情報をまとめてみましたのでもしよかったら参考にしてみてください！
タスク管理方法とそれが良い理由
Todoリストと優先順位付けでタスク管理！
具体的なタスク管理方法としては
- Todoリスト
- 優先順位付け
の２つ組み合わせを利用したいと思います！
そしてその組み合わせをアプリで実現できるよう徹底調査してみたいと思います！
タスク管理で残業を減らせる理由とは
タスク管理で残業時間を減らせる理由は２つあります。
- 1つ目は抜け漏れの防止ができるからです。
タスク管理がしっかりできれば仕事の抜け・漏れを防止できます。
これにより「うっかり漏らしていた案件が期限ぎりぎりになって降り注いできて緊急で対応！」なーんて事象が減ります。
また、仕事単位に「期限・緊急度・重要度・想定される作業時間」などを、見える化できることから、今何から手をつければいいのかを明確にしながら取り組めるので
「今何に手を付けるべきなのかわからない状態」といった悩む時間を削減できるはずです。
- ２つ目は、タスク管理が仕事効率の基本だからです。
「仕事で効率化するために工夫している事」アンケートで、７割以上の方が効率化できていていると回答したアンケートがあります。
そのアンケートで自ら行っている効率化が具体的に何か？という質問に対し、一番多い回答が
「タスク管理」で500人中179人が回答し、ダントツの１位となっていることからも、仕事効率化の基本が”いかに仕事を管理することにあるか”がお分かりいただけるかと思います。
出典:【仕事効率アップのために工夫していることランキング】男女500人アンケート調査
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000102.000041309.html
というわけでTodoリスト＋優先順位付けで上手にタスク管理を行い残業を少しでも減らしていきましょう！
Todoリスト作成のルール
Todoリスト作成のルールについては正直、仕事内容や人それぞれなところもあるのですが、今回のテーマ「残業をいかに減らせるか」を元にルールを提案させていただきます。
ルール①：Todoリストを作ることが仕事になってはならない
ポイントの１つ目は「Todoリストを作る事が仕事になってはならない。」です。
Todoリストは漏れが無くなる便利な反面、そのTodoを書く事に専念してしまうとそちらに時間をとられてしまい、結局本来のTodo業務ができなかったという本末転倒な事になってしまいがち。
シンプルにメモ書きとして残せるようなTodoリストがあれば十分抜け・漏れは防げます！
ルール②：３分以内に対応できるものはTodoリストに入れない
ポイントの２つ目は「３分以内に対応できる仕事はTodoリストに入れずやってしまう。」です。
私もやってしまいがちなのがちょっとのことでもTodoリストに入れちゃう事。
小さな仕事をTodoリストに入れていると本当にキリがないです。
すぐに対処できるものであればその場で対応してしまった方が良い！
ちなみに３分については自身の業務感覚に合わせて５分や２分に変更していただいてもOKです。
承諾のみのメール返信や既存ファイルの提供要望など、スグに応えられるものならさっさと終わらせてしまいましょう！
Todoリストで使える便利なアプリを調査！
Todoリストのルールが分かったところで今度はそれを実現できるアプリを調査していきたいと思います！（iPhoneアプリとなりますのでandroidユーザの方はご参考まで。。）
今回は、
- 評価数の高いもの
- 完全無料で使えるもの
を前提に３つのアプリを調査してみました！
①GoogleToDoリスト:タスク管理
目的に合っているか？：
△（機能が充実しすぎていて使い慣れるまで時間がかかる）
②シンプルToDoリスト・タスク-洗練されたタスクアプリ
実際私が使うなら下記のような優先度付けのリストを作ってそのなかにタスクを追加していくと今回の目的は達成できそう。
目的に合っているか？：
〇（シンプルかつタスク全体を見渡すことができて幅広い使い方が可能）
③ToDoリスト １画面チェックリストのタスク管理
タスクをスライドするだけで色付けできたり、長押しでタスクの順序を並べ替えできる操作性には脱帽。
目的に合っているか？：
◎（シンプルな機能かつ操作性も本能レベルで使いやすい。）
結論：まずは「ToDoリスト １画面チェックリストのタスク管理」を使う！
というわけで「残業をしない人になるため」に使うべきアプリは、
ToDoリスト １画面チェックリストのタスク管理 に決定します！！
実際私も１日仕事で使ってみたんですが、やっぱり急遽仕事が追加で入ってきたときにTodoリストに追加しやすいのが最大のポイントでしたね。
ちなみに私は優先度を信号機に例えて付けてみました！
- 赤：緊急かつ重要な仕事
- 黄：緊急な仕事
- 紫：重要な仕事
- 緑：優先度が低い仕事
皆さんもぜひ参考にしつつ、オリジナルで優先度付けをしてみてください！
さいごに
まとめ：残業しない人になるために「ToDoリスト」アプリを使ってみる！
今回は残業しない人になるためにという目標についてどうアプローチしていくかという視点で解説させていただきました。
内容を簡単にまとめると以下の通りです！
残業時間を減らすためには…
２．３分以内に完了できる仕事は即対応！
３．使うべきアプリは「ToDoリスト １画面チェックリストのタスク管理」！
上記を実践することで解決のきっかけにしてもらえればうれしいです！
残業時間を減らす事も大切ですが、パスワードが分からず探したり初期化するのに時間がかかるという経験もあったりしませんか？
以下の記事ではパスワード管理アプリについても解説しているので、こちらの記事についてもぜひ併せて読んでみて下さい。
・オフラインで使えるパスワード管理アプリを徹底調査した話
以上、ひでたにでした☆
★マークをつけて優先度付けをパッと見やすくしたり、複雑なカスタマイズにも対応できそう。
仕事用PCとスマホでTodoを同期できるのが強みですね。