スケジュール管理ができない!管理のコツやアプリと手書きの違い!

サラリーマン生活

【スケジュール管理ができない!】 知っておきたい管理のコツとアプリ・手書きの違いについて!

こんばんは!サラリーマンブロガーのひでたにです!

突然ですが皆様、スケジュール管理は得意ですか?

「はい」と答えられる方もいらっしゃると思いますが、わたしのように「いいえ」と答える方も多いのでは?

というのもスケジュール管理は自然に出来る人もいれば苦手な人もいるようなのです。
(性格上几帳面な方は得意⁉︎)

苦手で普通なんです!だってスケジュール管理について学校や会社では何も教わらないでしょ?
(一部、専門授業や会社の育成研修等で教わる場合を除きます。)

今回はそういうスケジュール管理のコツからアプリやスケジュール帳などのツールまで、調査した内容をまとめていきたいと思います!

結果、私は時間単位で書き込める手書きのスケジュール帳で管理することにしました。

その理由なども含めて本記事でご紹介させていただきます!

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背景

自身の現状についてお話しする

わたしが今やっているスケジュール管理と言えば会社のスケジューラに予定を入力する、ノートに毎朝その日のtodoを記載して1つづつ消化していくというものです。

記載した事項に関しては漏れなく実施できるんですがこれだと期限や〆切が分かり辛い。。

そのせいで気付いたら〆切直前の報告物があったり、指摘されてから提出したりとイケてないスケジュール管理が露呈しています。。

それらを改善するため、どうすれば上手くスケジュール管理ができるのかを調べることにしました。

ちなみに会社のスケジューラはセキュリティのために外部から閲覧できないようになっています。

そこに関しては触れず、今回は自分で出来ることをモットーに進めました!

なぜ管理できないのか

なぜスケジュール管理ができないかについては色々な理由があると思いますが、自身を振り返ってみると大きな原因は2つ。

1つはスケジュール帳や管理アプリなどのツールを使わないどころか持ってもいないこと。

もう1つは手帳や管理アプリを上手く使いこなせていないこと。

です。

スケジュール帳を持っていた時期もあったんですが上手な記載ができなかったことで効果が無く、結局使うのをやめてしまいました。

せっかく手帳やスケジュール管理アプリなどを持っていたとしても上手く使えなければ意味がないですよね。

スケジュール管理で大事なのはいつまでに何をしなければならないかを明確にする事です。

アプリや手帳を上手に選び、かつ上手く記載することで理想のスケジュール管理ができるのではないでしょうか?

ということでまずはスケジュールを管理するためのツールを紹介していきます!



スケジュール管理はアプリ?手書き?

スケジュール管理アプリの特徴

今や生活必需品ともいえるスマートホン。

そのスマホで扱えるスケジュール管理アプリはどれも大体似ており、カレンダーに予定を入力するタイプが基本です。

スケジュール管理アプリについて少し調べてみましたがLifebear(ライフベアー)TimeTree(タイムツリー)というアプリが人気のようです。

TimeTree(タイムツリー)

TimeTreeは少し利用したことがありますがプライベート用というか、ビジネス向きで活用するには少し手間がかかるかなという印象を受けました。

一方で最大の魅力はスケジュールを特定のメンバーで共有できることです!

目的がメンバー間でのスケジュール共有であれば大活躍できこと間違いなしです!

Lifebear(ライフベアー)

LifebearTodo管理機能を標準装備、さらにカレンダーを週間表示にするとtodoや予定が時間単位で見渡せるので非常に便利だと思います。

操作に慣れてうまく使いこなせればとても良いツールになってくれること間違い無し!

スケジュール管理アプリの特徴は下記の通り。

【メリット】
・基本的に無料
・持ち運びが不要
・バックアップや外部同期が可能
・メンバーと共有可能
【デメリット】
・全体を見渡すと1つ1つのスケジュールが小さくなる
・スマホ利用が制限される場での利用不可
・操作に慣れるまでの時間
・電池切れ

手書き用スケジュール帳の特徴

一方で手書き用のスケジュール帳、システム手帳の特徴はどうでしょうか?

やはり物理的に存在しているという点がアプリと大きく異なる点ですね。

持ち運びで不便である反面、手を動かして書くという点で頭の体操にもなりますし書き方次第で自由に工夫できるという強みがあります。

手書きスケジュール帳の特徴は下記の通り。

【メリット】
・手を動かして書くことで、脳が活性化される。
・色ペン、蛍光ペン、付箋、図、絵など書き方の工夫ができる
・ビジネスで使えないシーンが無い
・操作等を覚える必要がない
・中長期の計画も広く見渡せる
【デメリット】
・有料
・常に持ち歩かないといけない
・ペンが必要(手書き)
・バックアップは当然無い

用途によって使い分け!

結論!

「用途によって使い分ける!」

結局、ここに落ち着くと思います。笑

  • 主にビジネスシーンで使いたい!
  • 長期計画で細かく進捗管理したい!
  • 自由な書き方をしたい!

そういう方は・・・手書きスケジュール手帳」を。

  • 手軽に使いたい!
  • 書き方にはこだわらない!
  • 予定を共有したい!

そういう方は・・・「スケジュール管理アプリ」を。

使いたい目的によってアプリと手書きスケジュール帳をうまく使い分けたいですね!

スケジュール管理のコツとは

ここからはスケジュール管理のコツについて記載していきます!

スケジュール管理ツールを入手すること

まずはスケジュールを管理するためのアイテムを入手しましょう!

アプリなら無料で使えるものが多いですし、手書きのスケジュール帳なら文具・本屋さんに行けば手に取って中身を見ることができるはずです。

この時、時間単位で書き込めるようなものを選びましょう!

予定だけではなく、それまでに何をしないといけないかを書き込む

スケジュール管理アイテムを手に入れたら予定だけではなく、その予定/期限までに何をしないといけないか想定しながら書いてみましょう!

予定はあくまで予定、現実と差分が出てきたらその時に変更すればいいのです。



日単位ではなく時間単位で記述する

できれば日単位ではなく、時間単位で書いていきましょう!

時間単位で記述することで新たな予定が入ったり変更があったりしても柔軟に対応できます!

〆切を目立たせ期限を明確にする

ここは最低限の覚えておきたいポイントです!

期限を目立たせましょう!

期限を目立たせることで「〆切は絶対守るぞ」と自分に言い聞かせることができます。

目立たせ方の例として、アプリなら色分け手帳なら蛍光マーカーや付箋紙等があります。

それぞれのツールに合わせた方法で期限を分かりやすくしましょう!

スケジュールは毎日確認する

自分のスケジュールは毎日確認する習慣をつけましょう!

私もやったことがあるのですが、1日見ないと2日、3日と平気でスケジュールを見なくなり、最終的に使わなくなります。

毎朝5分でもいいのでスケジュールを確認するクセをつけましょう!

そうすれば予定に対する現在の進捗や〆切を再認識することができるので、うまく管理できるようになるはずです!

さいごに

記事を書いてみて

この記事を書いていく中で自分としてはあらゆるビジネスシーンで使いたいため手書きのスケジュール手帳を使うことに決めました!

↑こんな感じで日々1時間単位でtodoを記載できます!

hidetani
hidetani

スケジュール帳を買うとなぜかワクワクします!

上記のコツを踏まえ、これから上手くスケジュール管理を実行していきたいと思います!

仕事の進め方がどう変わったかはまた後日記載しますね!

-2019.12.14追記

スケジュール帳を買ってからというもの、タスク管理が以前よりうまくできるようになったと感じています。

具体的には、まず仕事のやり忘れや期限超過がなくなりました!

そして何よりタスクをこなすたびに「済」のチェックを入れていくのが楽しいです!

その日1日の仕事を振り返った時に今までは「今日何してたんだろう・・・」と自己嫌悪に陥ることもありましたが、

今では「今日これだけやったんだ!」と胸を張ることができるようになりました。

皆さんも成果としては残らなくても一生懸命仕事をしているはずです。

その記録をつけておいてあとから振り返るというのは以後、仕事をしていく上での自信にもつながるのでスケジュール管理は本当にしてみるべきだと思いました!

まとめ

最後にまとめておきます!

スケジュールをうまく管理するには

・自身の用途に合ったスケジュール管理アイテムを入手する
・スケジュールは時間単位で予定日までに何をしないといけないかを記述する
・〆切や期限は目立たせる
・毎日確認する!

上記ポイントを意識しながらスケジュール管理を進め、うまく仕事を進めていきましょう!

以上、ひでたにでした。

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