ファシリテーターの意味と役割!素人サラリーマンが無駄会議を撲滅!

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ファシリテーターの意味と役割!素人サラリーマンが無駄会議を撲滅!

こんにちは!サラリーマンブロガーひでたにです!

いきなりですが、

会社の会議や打ち合わせがダラダラと続き、何も決まらないまま終了時間がきてしまって会議が終わった後に、
『結局この会議の決定事項ってなんだっけ?』
という経験はありませんか?

そんな時には自身がファシリテーター役を務めることで解消できるかもしれません!

ファシリテーターとは会議において全員が納得できる決定事項へ導くための調整役のことです!

ファシリテーターの研修を受けたひでたにが教わったことをまとめて実践してみたので、気になる方は参考にしていただけると幸いです!

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ファシリテーターについて

ファシリテーターの用語と歴史について

ファシリテーターという言葉は、

ファシリテーション:Facilitation(やりやすくする、促進する、助長する)

から来ているそうです。

つまり会議において言えば、意見を引き出したり、関係のない話題になった場合は話を戻したり、会議がスムーズに進行するように導いてあげる人(役割)を示す用語です。

なお、ウィキペディア情報によりますと、アメリカでは1940年代後半から用いられ始めた用語らしいですが、日本では1990年頃から一般的に使われ始めたようです。

使われ始めてまだ30年近くの用語なので広く浸透していないかもしれませんね。

ファシリテーターの役割と必要性

会議での決定事項が実行にうつされるためには関連する人たち全員の納得感が重要になります!

全員が納得するためには議題そのものではなくメンバーの気持ちや関係ゴールの共通認識論点の噛み合わせなどに注目する必要があるはずです。

ファシリテーターはそこに気を配ります。

例えば、

「自社業務用PCのMacBook化による高効率化案の是非について」

という議題があった場合に、提案内容を一方的に主張しても会議はうまくいきません。

・総務部『MacBookを使い慣れていない社員に対してはどうするの?』
・財務部『予算をどう調整するのか?』
・技術部『システムは全てWindows端末でしか利用できないんだけど。。』
・みんな『そもそも最近忙しすぎてPC入れ替える稼働なんて無いよ?』

などなど、、、それぞれの視点や立場で様々な意見が飛び交うはずです。

hidetani
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時間も限られた中で。。

そんな状況を決定事項に向かって誘導していくのがファシリテーターの役目となります!

じゃあ具体的にはどう行動すればいいかを確認していきましょう!

ファシリテーターの動き

中立的な立場で

ファシリテーターは基本、進行役に徹します。

その会議で自分の意見に誘導したいならあらかじめ別のメンバーに発言してもらうなどの工夫が必要です。

どちらかの立場に片寄ると参加者全員からのファシリテーターに対する信頼感がなくなるので進行役としての行動が取れなくなります。

ファシリテーターはあくまで中立的な立場で行いましょう!

今日出したい結論が何かを明確にする

まず最も重要なのは『今日の打ち合わせ、最終的にどういう状態を目指せばいいんでしたっけ?』という発言をすることです。
この一言で参加者全員のゴールイメージを合わせておくことができます。

正直なところわたしの会社は意外とコレができていない会議が一部あったりします。。

hidetani
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しっかりしてくれ。。

議題ごとに時間を設定する

次に、どの議題にどれくらい時間をかけるかを予め設定しておくことで時間内に会議が終わるようコントロールします。

例えば1時間の会議であれば

・議題A(簡単な議論想定)・・・20分
・議題B(活発な議論想定)・・・40分

などと設定しておき、参加者全員にも伝えておきます。

仮に議題1の議論が長引きそうな場合は一度参加者全員に『議題2の時間を減らして議題1を延長しますか?』と確認した上で延長すればOKです!

重要なのは会議時間内に最初に決めたゴールを達成することです!

ちなみに、会議までにあらかじめ議題の情報や概要資料を共有しておき、意見を考えてきてもらうと効率がいいです!



話題が発散する場合は収束させる

議論を進めていく上で話題が発展し、本質とは異なる話で盛り上がることはしばしばあるかと思います。

会議の雰囲気を良くするという意味ではとても効果的です。

しかし!

良いタイミングで『この辺で一度話を戻しましょう!』と本題に戻す事もファシリテーターの重要な役割です!

発言の可視化を行う

会議では全員に発言を促し、議論の内容が見えるようにしましょう!

社長が参加するような発言しにくい会議においては、付箋紙などを使って全員の意見を一度引き出し、そこから議論を進めていくという工夫もできます!

また、議論の進行が分かれば論点のズレに気付きやすくなり、ズレた場合、本題に戻しやすくなります!

模造紙やホワイトボードなどに議論の進行が分かるように記載していくのがオススメです。

ファシリテーターを務めてみた!

ファシリテーターの研修を受けてわたしも職場の会議においてファシリテーター役を実践してみました!

結果として確実に実施できた点と難しかったなーと思う点があったので、ご自身で実践する際の参考にしていただければと思います!

実践してできた点とできなかった点について


わたしが今関わっている案件で

案①・・・既存機能でも時期を優先して導入する
案②・・・希望機能を追加して導入する

のどちらにするかクライアントが決定するという状態にあり、

仮に案②となった場合は納期までの期間がとても短く、課題点も多かったため”課題点の解消法”について議論の場が設けられました。

そこで私がファシリテーターを務めてみたという訳です!

下記に実行できた事とできなかった事に分けてみます。

【出来た事】
・中立的な立場で
・今日出したい結論は何か
・発言の可視化

まずは会議の始めに開口一番今日のゴールについて確認しました。
途中で確認するより最初に発言した方が断然言いやすいですね!

(議論の途中で『今日のゴールってなんでしたっけ?』と言うとケンカ売ってるみたいじゃないですか?汗)

また、自分の意見は発言せず、終始中立的な立場で接する事ができました。

出てきた意見が内容不足で議論が止まった際にも『それはつまり言葉を置き換えると~という事で合っていますか?』と補ったりすることで議論が再開し、スムーズに進行するよう貢献できたと思います!

発言の可視化については、
予め用意しておいた議題の概要資料を大きなモニターに映し出し、議論の流れをリアルタイムに記載していきました。
それによって議論が論点から逸れることがなかったと思っています!

(ただ、矢印や絵を描けるのでやっぱりホワイトボードの方がいいなと思いました!)

【出来なかった事】
・話題が発散した時の収束
・議題ごとに時間を設定

会議後に振り返ってみると、話題が発散したシーンが何回かあったのですが、これが”発散している会話”なのか”必要な会話”なのかをリアルタイムに判断できなかったところがありました。

理由としては目上の方たちが話している所に間を割って入る勇気が無かった事も挙げられますね。
はっきりと発散している会話だと判断できれば割って入る事もできましたが。。

これはファシリテーターとしての経験を積んで見分ける力を身に付けていくしかないと思いました!

もう一点が時間の設定です。

当初私が見積もった時間内では議論が収まり切らず、結局全ての結論が出ませんでした。。

これに関しては、

個々の議題が「どのくらいの議論に発展するかをしっかりと想定」する事と、想定後に「簡単な議題から進めていくこと」で、もう少しうまく進行できたのでは、と感じました。

hidetani
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次回こそは!

さいごに

個人的な意見

前頁のようにファシリテーターの役目をいくつか実践できなかったところもありますが、会議後に『この前の会議、結構有意義だったよ』と上司からもお褒めの言葉(?)を頂いたり、個人的にも無駄な会議ではなかったなと感じました!

また、ファシリテーターを意識するようになってからというもの、仕事以外で家族での話し合い地域集会等の場でも納得のいく話し合いができるように議論しようという気持ちに自身が変化したと感じます。(=参加者としての意識にも変化あり!)

今後も話し合いをする場ではファシリテーターを常に意識しておこうと思います!

まとめ

ではまとめに入ります!
ファシリテーター役を実践する場合は…

1.中立的な立場で進行役に徹する
2.始めにゴールが何かを全体に確認する
3.議論ごとに時間を設定して適切な時間管理
4.話題が逸れた場合は元に戻す
5.発言の可視化で議論の進行確認や意見を促す

まずは1、2、3だけでも意識して実践すればいつもとは違う会議になると思います!

個人的には良き参加者として会議に参加できるようになったのが一番の収穫だと思いました!

みなさんがファシリテーターを実践する上での参考になりますように。

以上、ひでたにでした☆

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